Für den Aufbau einer Diplomarbeit gibt es an den meisten Hochschulen formale Vorgaben, deren Einhaltung unabdingbar ist. Im Allgemeinen gilt das folgende Gliederungsschema: Zuerst informiert ein Deckblatt über den Titel der Arbeit, Name und Matrikelnummer des Studierenden, den bzw. die Gutachter, die Hochschule, den Fachbereich und den Studiengang sowie über den Abgabetermin. Direkt darauf folgt das in Kapteil und Unterpunkte gegliederte Inhaltverzeichnis. Wenn im Text Abkürzungen verwendet werden, die nicht den gebräuchlichen im Duden entsprechen, müssen diese in einem Abkürzungsverzeichnis im Anschluss an das Inhaltverzeichnis aufgeführt werden. In der Einleitung wird dann das Thema und der Umfang bzw. der Fokus der Darstellung erklärt. In einer Diplomarbeit kann ein Thema in der Regel nicht komplett dargestellt werden, daher ist es wichtig, den behandelten Bereich hier klar einzugrenzen. Nach der Darlegung der wissenschaftlichen Zielsetzung der Arbeit sollte ihr der Aufbau der Arbeit entsprechend der Gliederung des Inhaltsverzeichnisses kurz erläutert werden.
Da sich im Verlauf der Bearbeitung nicht selten Aspekte ergeben, die im Vorfeld nicht abzusehen waren, ist es oft einfacher die Einleitung nach dem Hauptteil zu verfassen. In der Gliederung schließt sich der Hauptteil direkt an die Einleitung an. Er sollte in mehrere Unterpunkte gegliedert sein. Zuerst wird das einbezogene Material mit den nötigen Nachweisen aufgeführt bevor es im nächsten Schritt analysiert und bewertet wird. Dies sollte auf der Basis der entsprechenden Literatur geschehen, wobei die Quellen immer sorgfältig gekennzeichnet werden müssen. Eigene Gedanken und Beobachtungen können hier ebenfalls aufgeführt werden. In der abschließenden Zusammenfassung werden mit Bezug auf die in der Einleitung aufgeführten Fragen und die Zielsetzung der Arbeit die Ergebnisse aus dem Hauptteil zusammengefasst und diskutiert. Hier sollten eigene Schlussfolgerungen und eventuell auch weiterführende Fragestellungen angeführt werden.
Die gesamte in der Arbeit verwendete Literatur, sowie alle Quellen sind vollständig im Literaturverzeichnis anzugeben. Die einzelnen Nachweise erscheinen alphabetisch geordnet. Gegebenen falls bietet sich eine Unterteilung in ungedruckte Quellen (beispielsweise aus Archiven, Akten und Sammlungen), Publikationen (Monographien, Aufsätze etc.) und unter Umständen auch Nachweise aus dem Internet, die sehr sorgfältig ausgewählt und sparsam verwendet werden sollten, an. Wer in seiner Arbeit Abbildungen oder Tabellen andere Autoren verwendet hat, muss diese nach dem Literaturverzeichnis in einem gesonderten Verzeichnis unter Nennung der Quelle aufführen. Selbst erstelltes Material wird im anschließenden Anhang beigeführt. Ganz am Ende erfolgt die Eidesstattliche Erklärung darüber, dass die Arbeit ohne fremde Hilfe erstellt worden ist mit der Unterschrift des Studierenden.
